Politica di conservazione dei dati

2.1 L'obiettivo principale di questa politica è di stabilire limiti per la conservazione dei dati personali e assicurare che tali limiti, nonché ulteriori diritti di cancellazione dei dati, siano rispettati. Per estensione, questa politica mira a garantire che la Società rispetti pienamente i propri obblighi e i diritti degli interessati nell'ambito del GDPR.

2.2 Oltre a salvaguardare i diritti degli interessati nell'ambito del GDPR, garantendo che non vengano trattenute quantità eccessive di dati da parte della Società, questa politica mira anche a migliorare la velocità e l'efficienza della gestione dei dati.

3.1 La presente politica si applica a tutti i dati personali detenuti dalla Società e da elaboratori di dati di terze parti che elaborano dati personali per conto della Società.

3.2 I dati personali conservati dalla Società sono memorizzati nei seguenti modi e nei seguenti luoghi:

1. I server della Società situati nei locali della Società presso l'Unità 17, Centro IO, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ;
2. Server di terze parti, gestiti per nostro conto;
3. I computer della Società situati in modo permanente nei locali della Società presso l'Unità 17, Centro IO, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ;
4. Computer portatili e altri dispositivi mobili forniti dalla Società ai propri dipendenti;
5. Computer e dispositivi mobili di proprietà di dipendenti, agenti e subappaltatori utilizzati in conformità con la Politica di Bring Your Own Device ("BYOD") della Società;
6. Registrazioni fisiche archiviate nei locali della Società presso l'Unità 17, Centro IO, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ.

Tutti i dati personali detenuti dalla Società sono detenuti in conformità ai requisiti del GDPR e ai diritti delle persone interessate in base a quanto stabilito nella Politica di protezione dei dati della Società.

4.1 Gli interessati sono pienamente informati dei loro diritti, dei dati personali che la Società detiene su di loro, di come vengono utilizzati i dati personali, e per quanto tempo la Società conserverà tali dati personali (o, se non è possibile determinare un periodo di conservazione fisso, i criteri con cui sarà determinata la conservazione dei dati).

4.2 Ai soggetti di dati viene dato il controllo sui propri dati personali detenuti dalla Società, incluso il diritto di rettificare dati errati, il diritto di richiedere che i loro dati personali siano cancellati o in altro modo smaltiti (nonostante i periodi di conservazione altrimenti stabiliti dalla presente Politica di conservazione dei dati) , il diritto di limitare l'uso da parte della Società dei propri dati personali e ulteriori diritti relativi al processo decisionale e alla profilazione automatizzati.

Alla scadenza dei periodi di conservazione dei dati indicati nella parte 6 della presente politica, o quando una persona interessata esercita il proprio diritto all'eliminazione dei propri dati personali, i dati personali devono essere cancellati, distrutti o altrimenti eliminati come segue:

5.1 I dati personali archiviati elettronicamente (compresi tutti i loro backup) devono essere cancellati;

5.2 I dati personali archiviati su supporto cartaceo devono essere triturati.

6.1 Come indicato sopra, e come richiesto dalla legge, la Società non può conservare alcun dato personale per un periodo più lungo di quanto sia necessario alla luce degli scopi per i quali tali dati sono raccolti, conservati ed elaborati.

6.2 Diversi tipi di dati personali, utilizzati per scopi diversi, saranno necessariamente conservati per periodi diversi (e la loro conservazione periodicamente riveduta), come indicato di seguito.

6.3 Quando si stabiliscono e / o si riesaminano i periodi di conservazione, si tiene conto di quanto segue:

1. Gli obiettivi e i requisiti della Società;
2. Il tipo di dati personali in questione;
3. Lo / gli scopo / i per il quale i dati in questione sono raccolti, detenuti ed elaborati;
4. La base giuridica della Società per la raccolta, la conservazione e l'elaborazione di tali dati;
5. La categoria o le categorie di dati a cui i dati si riferiscono.

6.4 Se non è possibile fissare un periodo preciso di conservazione per un particolare tipo di dati, occorre stabilire i criteri in base ai quali determinare la conservazione dei dati, garantendo in tal modo che i dati in questione e la conservazione di tali dati possano essere periodicamente riesaminati contro quei criteri.

6.5 Nonostante i seguenti periodi di conservazione definiti, alcuni dati personali possono essere cancellati o in altro modo smaltiti prima della scadenza del periodo di conservazione definito in cui viene presa una decisione all'interno della Società (in risposta a una richiesta di un interessato o altrimenti).

7.1 Il responsabile della protezione dei dati è responsabile della supervisione dell'attuazione di questa politica e del monitoraggio della conformità a questa politica, alle altre politiche relative alla protezione dei dati della Società (inclusa, ma non limitata a, la sua politica di protezione dei dati) e al GDPR e altra legislazione applicabile sulla protezione dei dati.

7.2 Il responsabile della protezione dei dati sarà direttamente responsabile di garantire il rispetto dei suddetti periodi di conservazione dei dati in tutta la Società.

7.3 Qualsiasi domanda riguardante questa Politica, la conservazione dei dati personali o qualsiasi altro aspetto della conformità GDPR dovrebbe essere riferito al responsabile della protezione dei dati.

Questa politica sarà considerata effettiva dal 25 maggio 2018. Nessuna parte di questa politica avrà effetto retroattivo e pertanto si applicherà solo a questioni che si verificano a partire da tale data.